L’arrivo di un Cliente, di un ospite o di un visitatore, presuppone l’ingresso nella propria struttura da parte di terzi, rivelando necessarie precise misure organizzative allo scopo di predisporre un’adeguata accoglienza in sicurezza attraverso un software per la gestione di degli appuntamenti.
Per pianificare al meglio visite e appuntamenti Life3 ha realizzato CUBE Guest, uno specifico software per la gestione degli appuntamenti in grado di programmare e registrare in modo automatico l’arrivo degli ospiti e occuparsi della procedura di riconoscimento all’accesso. Si tratta di una soluzione semplice ed intuitiva, idonea a gestire il check-in dei visitatori anche senza la presenza costante di un operatore fisico.
Registrazione degli appuntamenti
Ciascun dipendente di un’azienda sarà munito di credenziali personali, potendo accedere in qualsiasi momento alla piattaforma e pianificare i propri appuntamenti e le proprie visite. Per farlo, sarà sufficiente registrare i dati dell’ospite, del visitatore o del Cliente, riportando il giorno, il motivo della visita ed eventuali note. Al termine della procedura, verrà inviata automaticamente all’avventore un’e-mail di conferma contenente un codice identificativo QR Code.
Durante la fase di registrazione, l’operatore riceverà una notifica qualora l’ospite selezionato fosse presente all’interno della Blacklist. Confermando l’appuntamento nonostante l’avviso, sarà inoltrata un’e-mail al referente di security allo scopo di tutelare il personale e la struttura da visitatori non graditi o che rappresentano una potenziale minaccia. La procedura di notifica è completamente personalizzabile e impostabile secondo le preferenze e le necessità di ogni utente.
Check-in
Il giorno prestabilito, l’avventore potrà effettuare il proprio check-in in modo autonomo servendosi di uno speciale Totem o tablet posizionato all’ingresso degli edifici. All’utente basterà avviare il riconoscimento attraverso la scansione del QR Code presente nella precedente e-mail di conferma, mentre il sistema inoltrerà in automatico un avviso al referente interno dell’azienda e chiederà all’ospite di leggere ed accettare le norme sulla privacy e sulla sicurezza. All’uscita, l’utente dovrà ripetere la stessa azione scansionando nuovamente il proprio QR Code nel Totem CUBE Guest per la rilevazione. Il visitatore avrà inoltre la possibilità di svolgere l’operazione in modo autonomo tramite il proprio smartphone personale.
Report ed elaborazione dati
Il Software CUBE Guest permetterà al personale autorizzato di accedere in qualsiasi momento al registro degli appuntamenti. Il sistema sarà in grado poi di elaborare report statistici sulle visite (durata, frequenza, afflusso e quant’altro) permettendo all’imprenditore di poter ottimizzare il proprio sistema organizzativo e di gestire al meglio il proprio personale.
