Le aziende si trovano spesso a gestire numerosi visitatori (clienti, partner, fornitori, candidati, ospiti, ecc.) che devono essere registrati nei sistemi per motivi di sicurezza. Queste procedure vengono spesso assolte tramite registri cartacei in carico alla reception o ad una guardiola, oppure impiegando arcaici e macchinosi software non user friendly.
Attraverso l’adozione di software smart è possibile automatizzare i processi di registrazione dei visitatori, efficientando i processi e migliorando il livello di sicurezza.
Software per la gestione dei visitatori: la soluzione ideale per registrare visite e appuntamenti
Tra le varie soluzioni, spicca uno speciale software in grado di gestire efficacemente visite e appuntamenti, agevolando le procedure aziendali e rispettando la privacy dei visitatori.
Il software fornisce a ciascun dipendente di un’azienda delle credenziali personali che gli consentiranno di accedere in qualsiasi momento alla piattaforma e pianificare appuntamenti e visite. Per farlo, sarà sufficiente registrare i dati dell’ospite, del visitatore o del Cliente, riportando il giorno, il motivo della visita ed eventuali note. Al termine della procedura, verrà inviata automaticamente all’avventore un’e-mail di conferma contenente un codice identificativo QR Code.
Durante la fase di registrazione, l’operatore riceverà una notifica qualora l’ospite selezionato fosse presente all’interno di una Blacklist. Confermando l’appuntamento nonostante l’avviso, sarà inoltrata un’e-mail al referente di security allo scopo di tutelare il personale e la struttura da visitatori non graditi o che rappresentano una potenziale minaccia. La procedura di notifica è completamente personalizzabile e impostabile secondo le preferenze e le necessità di ogni utente.
Check-in e check-out
Il giorno prestabilito, l’avventore potrà effettuare il proprio check-in in modo autonomo servendosi di uno speciale totem o tablet posizionato all’ingresso degli edifici. All’utente basterà avviare il riconoscimento attraverso la scansione del QR Code presente nella precedente e-mail di conferma, mentre il software inoltrerà in automatico un avviso al referente interno dell’azienda e chiederà all’ospite di leggere ed accettare le norme sulla privacy e sulla sicurezza. All’uscita, l’utente dovrà ripetere la stessa azione, scansionando nuovamente il proprio QR Code nel totem/tablet per la rilevazione. Il visitatore avrà la possibilità di svolgere l’operazione in modo autonomo tramite il proprio smartphone personale.
Reportistica
Il software permette al personale autorizzato di accedere in qualsiasi momento al registro degli appuntamenti. Il sistema sarà in grado poi di elaborare report statistici sulle visite (visitato, durata, frequenza, afflusso e quant’altro) consentendo al manager di riferimento di poter ottimizzare il sistema organizzativo e di gestire al meglio il proprio personale, nonché di scoprire eventuali anomalie.
Vantaggi del software per la gestione dei visitatori
Adottando un software per la gestione dei visitatori performante è possibile migliorare significativamente le procedure per accogliere ospiti esterni all’azienda.
In modo particolare:
- Maggiore sicurezza – l’automaticità della soluzione riduce il rischio di errori dovuti a trascrizioni manuali errate o dimenticanze, consentendo all’azienda di avere un elenco completo e aggiornato in qualsiasi momento di tutte le persone presenti all’interno di un sito in caso di emergenza;
- Risparmio in termini di tempo e risorse – Non è necessaria la presenza di una risorsa interna per la registrazione, in quanto la procedura è completabile in modo autonomo grazie alla semplicità di utilizzo;
- Tutela della privacy – Al contrario del registro cartaceo potenzialmente visibile da tutti, i dati vengono archiviati in modo sicuro senza consentire l’accesso ai non autorizzati. Inoltre, la comunicazione del trattamento dei dati viene effettuata con più semplicità, riuscendo a tracciarne l’accettazione;
- Elaborazione dati – Il software sarà in grado di fornire report e grafici sulle visite ricevute, fornendo informazioni aggiuntive utili a migliorare l’organizzazione;
- Praticità – L’interfaccia semplice e intuitiva permette una migliore esperienza di utilizzo.
Software per la gestione dei visitatori: qual è l’impatto sulla privacy?
La gestione dei visitatori comporta la registrazione di numerosi dati relativi all’identità del soggetto, possibili documenti (Es. numero carta di identità) e la data e l’orario in cui si è verificata la visita. Trattandosi di dati personali, è indispensabile che il sistema implementato sia conforme alle normative sulla privacy (GDPR – Regolamento (UE) 2016/679).
Il GDPR impone che siano raccolte solamente le informazioni indispensabili per le finalità previste, proteggendo adeguatamente i dati con misure software e hardware (firewall, antivirus, sistemi di archiviazione) e che la conservazione non superi i limiti definiti. I dati dovranno essere trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato.
Il trattamento dei dati deve essere comunicato al visitatore attraverso apposita informativa, che deve essere visionata e accettata.
La gestione dei visitatori in azienda deve essere eseguita in modo efficace per poter assolvere gli obiettivi di sicurezza per cui è necessaria. Soluzioni non automatizzate o di difficile utilizzo potrebbero compromettere la qualità delle informazioni raccolte, fornendo un quadro delle presenze in azienda errato in caso di emergenza.
Software integrabili con altri sistemi di sicurezza e realmente efficaci sono la chiave per una corretta gestione dei visitatori.
