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Lavoratore timbra il proprio badge in un lettore per la rilevazione delle presenze in azienda

La rilevazione presenze in azienda

La rilevazione delle presenze è un sistema utilizzato per monitorare e registrare la presenza di individui in un luogo di lavoro, fondamentale per tutte le aziende che desiderano poter automatizzare il più possibile il processo di gestione delle paghe. Queste soluzioni combinano tecnologie hardware e software che registrano correttamente i dati e accertano il tempo di lavoro effettivo.

L’adozione di queste tecnologie deve tenere conto di alcuni aspetti che possono influire sull’efficacia e sulla compliance alle normative tecniche e di privacy, necessitando di progettazione da parte di un system integrator.

Sistemi di rilevazione presenze e controllo accessi costituiscono tipologie di soluzioni differenti.

I sistemi di controllo accessi consentono l’ingresso ad un sito o ad alcune specifiche aree ai soli autorizzati, allo scopo di evitare intrusioni indebite. Questi impianti, che possono assumere caratteristiche diverse, utilizzano un lettore per riconoscere e verificare una credenziale (badge, tag, targa, ecc.) confrontandola all’interno di un database e inviando un input al varco solamente in caso di riscontro positivo.

La rilevazione presenze, invece, ha l’obiettivo di registrare gli orari di ingresso e uscita di un soggetto all’interno del luogo di lavoro a fini retributivi. Ogni credenziale è collegata ad un soggetto specifico che darà indicazioni all’interfaccia sulla tipologia di azione intrapresa (entrata, uscita, pausa, ecc.).

Per le aziende che necessitano di entrambe le soluzioni, è consigliabile installare separatamente un lettore per la gestione degli accessi e uno per la rilevazione presenze: la gestione delle presenze (che risponde normalmente alle esigenze dell’area HR), richiede azioni specifiche da parte dell’utente non previste dalla gestione degli accessi (che risponde normalmente alle esigenze dell’area security).

I sistemi rilevazione presenze o di controllo accessi trattano dati personali: questo fatto determina l’obbligo di conformità al GDPR (General Data Protection Regulation) che impone il rispetto di una serie di criteri che hanno lo scopo di tutelare la riservatezza altrui.

In particolare, gli articoli 5 e 6 del GDPR definiscono le basi essenziali della legittimità di un trattamento. I dati, infatti, dovranno (art. 5 del GDPR):

  • essere trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato («liceità, correttezza e trasparenza»)
  • raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità;
  • adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati («minimizzazione dei dati»);
  • esatti e, se necessario, aggiornati (principio dell’esattezza)
  • conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati;
  • trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali.

L’art. 6 del GDPR, invece, afferma che non è obbligatorio il consenso esplicito da parte dell’interessato quando “il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;” (lettera b): di conseguenza, i sistemi di rilevazione presenze e controllo accessi possono essere implementati senza il consenso esplicito del lavoratore in quanto parte integrante dello svolgimento dell’attività lavorativa. Rimane comunque necessario comunicare al dipendente l’informativa sul trattamento dei dati.

Come specificato dalla lettera f dell’art. 5 del GDPR, le informazioni trattate e archiviate dai sistemi di rilevazione presenze devono essere protette da adeguate soluzioni hardware, software e procedurali.

La gestione dei dati dovrà infatti rispettare i principi di integrità, disponibilità e riservatezza, assicurandosi che essi non vengano modificati o danneggiati e che non possano essere visionati da persone non autorizzate, permettendo a chi ne ha autorità di accedere ai dati per cui è stato previsto il consenso.

Il titolare del trattamento dovrà determinare il “retention time” ossia il periodo di tempo in cui le informazioni saranno conservate: non si tratta di un termine arbitrario, ma di uno standard definito e giustificabile secondo le finalità per cui le informazioni sono state raccolte.

L’adozione di un sistema di gestione certificato ISO 27001 garantisce al system integrator la sensibilità e la competenza di progettare ed installare sistemi di rilevazione presenze compliant alle normative e resilienti nei confronti di cyber attack. Per questo motivo, nel 2021 Italsicurezza ha terminato il processo di adeguamento aziendale per ottenere la certificazione ISO 27001.

Le modalità di rilevazione presenze, già a partire dalla legge 300 del 1970, sono state trattate in varie disposizioni di legge e sono spesso oggetto di controversie.

Con l’ordinanza n.14848 del 28 Maggio 2024, la Sezione lavoro della Corte di Cassazione italiana è stata chiamata ad intervenire in merito al ricorso effettuato da un’importante azienda condannata a risarcire tre dipendenti.

La Corte di Cassazione, infatti, ha stabilito che sono da considerarsi “tempo effettivo di lavoro” i minuti giornalieri impiegati dai lavoratori nelle attività obbligatorie che precedono l’inizio effettivo della propria mansione, come il tempo che passa dalla timbratura del cartellino alle procedure di log-on al pc. La decisione si basa sull’interpretazione del Dlgs n. 66/2003 e delle direttive comunitarie n. 93/104 e 203/88, che indicano come da retribuire anche il tempo per le operazioni anteriori o posteriori alla conclusione della prestazione di lavoro quando esse siano “necessarie e obbligatorie”, attribuendo valore alla presenza e disponibilità del lavoratore.

Esistono molteplici tecnologie per la rilevazione presenze in azienda: ascoltate le esigenze del committente, è compito del system integrator individuare la soluzione migliore a partire da un’accurata analisi dei rischi e delle necessità per garantire la sicurezza fisica e logica, nonché il rispetto della privacy.

Tutti i sistemi per la rilevazione presenze sono costituiti da uno o più lettori, che possono essere collegati ad un software gestionale, in grado di visualizzare e analizzare i dati, generare report e monitorare le ore di lavoro in tempo reale. Spesso condividono i dati con sistemi di gestione delle risorse umane (HR) e realizzazione di buste paga per un flusso di lavoro più efficiente.

Le credenziali più utilizzate sono badge contactless (RFID 125 Khz o MIFARE 13,56 Mhz) e app mobile: sono in fase di dismissione i lettori basati su badge magnetici in quanto obsoleti.

I sistemi di rilevazione presenze in azienda ottimizzano la gestione del personale e delle paghe, migliorando il livello di efficienza e risparmiando risorse. Per essere considerati legittimi ed efficaci è indispensabile un’attenta progettazione e definizione delle tecnologie da adottare, allo scopo di rispettare le normative e tutelare i propri lavoratori.