CubeGuest: Software per la gestione automatica di visite e appuntamenti

Ora più che mai, è di primaria importanza organizzare in modo scrupoloso visite e appuntamenti rispettando le misure anti-assembramento e di distanziamento sociale. L’arrivo di un Cliente, di un ospite o di un visitatore, presuppone l’ingresso nella propria struttura da parte di terzi, rivelando necessarie precise misure organizzative allo scopo di predisporre un’adeguata accoglienza in sicurezza.

Per pianificare al meglio visite e appuntamenti Life3 ha realizzato CubeGuest, uno specifico software in grado di programmare e registrare in modo automatico l’arrivo degli ospiti e occuparsi della procedura di riconoscimento all’accesso. Si tratta di una soluzione semplice ed intuitiva, idonea a gestire il check-in dei visitatori anche senza la presenza costante di un operatore fisico.

Ciascun dipendente di un’azienda sarà munito di credenziali personali, potendo accedere in qualsiasi momento alla piattaforma e pianificare i propri appuntamenti e le proprie visite. Per farlo, sarà sufficiente registrare i dati dell’ospite, del visitatore o del Cliente, riportando il giorno, il motivo della visita ed eventuali note. Al termine della procedura, verrà inviata automaticamente all’avventore un’e-mail di conferma contenente un codice identificativo QRCode.
 
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Figura 1: Pannello gestione appuntamenti CubeGuest

Durante la fase di registrazione, l’operatore riceverà una notifica qualora l’ospite selezionato fosse presente all’interno della Blacklist. Confermando l’appuntamento nonostante l’avviso, sarà inoltrata un’e-mail al referente di security allo scopo di tutelare il personale e la struttura da visitatori non graditi o che rappresentano una potenziale minaccia. La procedura di notifica è completamente personalizzabile e impostabile secondo le preferenze e le necessità di ogni utente.

Il giorno prestabilito, l’avventore potrà effettuare il proprio check-in in modo autonomo servendosi di uno speciale Totem o tablet posizionato all’ingresso degli edifici. All’utente basterà avviare il riconoscimento attraverso la scasione del QRCode presente nella precedente e-mail di conferma, mentre il sistema inoltrerà in automatico un avviso al referente interno dell’azienda e chiederà all’ospite di leggere ed accettare le norme sulla privacy e sulla sicurezza. All’uscita, l’utente dovrà ripetere la stessa azione scansionando nuovamente il proprio QRCode nel Totem CubeGuest per la rilevazione. Il visitatore avrà inoltre la possibilità di svolgere l’operazione in modo autonomo tramite il proprio smartphone personale, evitando di entrare in contatto con altre superfici e limitando ulteriormente il rischio di contagio derivante dall’utilizzo di un dispositivo comune.
 
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Figura 2: Totem per il Check-in CubeGuest


Il Software CubeGuest permetterà al personale autorizzato di accedere in qualsiasi momento al registro degli appuntamenti. Il sistema sarà in grado poi di elaborare report statistici sulle visite (durata, frequenza, afflusso e quant’altro) permettendo all’imprenditore di poter ottimizzare il proprio sistema organizzativo e di gestire al meglio il proprio personale.
 
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Figura 3: Esempio di report elaborati da CubeGuest


CubeGuest è un software pratico ed estremamente versatile, perfettamente idoneo all’integrazione con altri sistemi o impianti (antintrusione, videosorveglianza, controllo accessi) e personalizzabile in base a peculiarità e specifiche necessità del Cliente. Si configura come una soluzione adatta a piccole, medie e grandi imprese, automatizzando i processi di riconoscimento dei visitatori. Stabilimenti produttivi, aziende, centri medici, mense, studi legali, strutture per anziani o persone con disabilità, hotel e ristoranti: CubeGuest può rispondere efficacemente ai bisogni tutti.

Infatti, il software CubeGuest presenta numerosi benefici:
  • Gestione automatica dei visitatori e dei flussi di Clienti o ospiti;
  • Ottimizzazione delle presenze all’interno della struttura;
  • Accesso a registri e storici;
  • Versatilità e Flessibilità;
  • Procedure di registrazione nel rispetto delle normative anti-contagio da Covid-19, disponendo di un database in caso di emergenze;
  • Compliance alle normative sulla privacy e GDPR;
  • Ottimizzazione del livello di safety e security aziendale.

CubeGuest è un software performante in grado di andare incontro alle esigenze di tutte quelle imprese orientate all’organizzazione, nonché alla tutela del proprio personale e delle proprie strutture. Un Software semplice, che permetterà alle azienda di programmare i contatti con l’esterno migliorando la sicurezza e la qualità di vita aziendale.